Registratursko sređivanje dokumentacije
Registratursko sređivanje dokumentacije predstavlja temeljnu organizaciju arhivskog depoa unutar poslovnog subjekta.
Agencija za podršku poslovanju “Arhivicum” nudi sveobuhvatne usluge kada je u pitanju registratursko sređivanje dokumentacije, uključujući:
- Osiguranje neophodnih normativnih akata za efikasno kancelarijsko poslovanje
- Vođenje detaljnog zapisa o dokumentima i njihovom kretanju.
- Pravilno označavanje registraturskih jedinica
- Precizno topografsko obeležavanje arhivskog depoa
- Pružanje stručnih znanja i veština za bezbedno uništavanje dokumentacije čiji je rok čuvanja istekao, u skladu sa važećim normativnim aktima
Poslovi koji se odnose na sređivanje dokumentarnog materijala i arhivske građe mogu biti grupisani u sledećim postupcima i radnjama:
01
Izrada predloga Opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala
02
Izrada predloga Opšteg akta o načinu evidentiranja, zaštite i korišćenja elektronskih dokumenata
03
Izrada predloga Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja
04
Fizičko grupisanje i razvrstavanje arhivskih jedinica.
Dokumentaciju radnici „Arhivcum“-a zbirno grupišu u okviru nastalih godina (od nastanka privrednog subjekta pa zaključno s dokumentacijom koja je završena i odložena ad akta) s prethodnom kalendarskom godinom
05
Ubeležavanje arhivskih jedinica u obrazac arhivske knjige od rednog broja 1 pa nadalje.
Obrazac arhivske knjige formiran je po uzoru na trenutno važeći obrazac O-21
06
Sačinjavanje prepisa arhivske knjige, odnosno odgovarajućeg izvoda iz računara
07
Uništavanje – fizičko odvajanje registraturskih jedinica, kojima je rok čuvanja, u skladu sa ažuriranom Listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, rok čuvanja istekao.
- Ovaj postupak moguće je obaviti kada imalac i stvaralac ima već formiranu Listu te na istu jeste izdata saglasnost nadležnog arhiva kod ostalih imalaca i stvaralaca dokumentarnog materijala prvo je neophodna izrada normativnih akata (1-3) a potom je moguće sprovesti postupak uništavanja bezvrednog dokumentarnog materijala.
- Ista procedura važi i za upis dokumentarnog materijala u Obrazac arhivske knjige
08
Sačinjavanje Popisa za uništavanje i onih registraturskih jedinica kojima je rok čuvanja istekao u skladu sa ažuriranom Listom kategorija imaoca/stvaraoca
09
Kompletiranje dokumentacije neophodne za slanje nadležnom Arhivu (Popunjen obrazac arhivske knjige; Slanje prepisa arhivski knjige; Popis za uništavanje i fizičko izdvajanje za uništavanje registraturskih jedinica)
10
Imenovanje odgovornog stručnog lica za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijal i postupanje sa istim. Moguće je u ime privrednog subjekta sačiniti predlog Odluke o imenovanju odgovornog stručnog lica (E-arhivara)
Ključ ka Efikasnom Poslovanju
Registratursko Sređivanje Dokumentacije
Kroz navedene korake, registratursko sređivanje dokumentacije u saradnji sa Agencijom "Arhivicum" značajno optimizuje rad unutar poslovnog sistema pravnog subjekta. Naša usluga - registratursko sređivanje dokumentacije ima za cilj razvijanje dobro strukturiranog sistema za upravljanje dokumentima, potpuno prilagođenog specifičnim potrebama i zahtevima svakog poslovnog subjekta
Kada je u pitanju registratursko sređivanje dokumentacije, neophodno je obuhvatiti sve sektore, odeljenja i službe unutar poslovnog sistema, kako bi sva dokumentacija generisana unutar pravnog subjekta bila celovito evidentirana tokom kalendarske godine. Ova usluga je u potpunosti usklađena sa procedurama i zahtevima nadležnih institucija i istorijskih arhiva u Republici Srbiji, koji su odgovorni za nadzor nad kancelarijskim poslovanjem svih pravnih subjekata.
Agencija “Arhivicum” se ponosi svojom posvećenošću izvrsnosti, profesionalizmu i konstantnom unapređenju, postavljajući nove standarde u podršci poslovanju i upravljanju dokumentacijom.
Upravljanje Dokumentima i Informacijama
Dokumentacija i informacije predstavljaju srce svake organizacije, a registratursko sređivanje dokumentacije i upravljanje ovom vrednom imovinom i njenom zaštitom su ključni zadaci za svaku kompaniju. "Arhivicum" pruža sveobuhvatno upravljanje arhiviranom dokumentacijom kako bi osigurao usaglašenost sa zakonskim regulativama, sigurno čuvanje i kontrolu nad podacima. Uz nas, možete verovati stručnjacima za upravljanje dokumentacijom i informacijama.